Wissen für Gründer:innen: Aufgaben richtig delegieren

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^{Wie, wann und an wen delegierst du als Gründer:in Aufgaben richtig?}

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Dein Tag hat nur 24 Stunden und du bräuchtest eigentlich doppelt so viel um all deine Aufgaben erledigen zu können?Damit bist du nicht allein. Die meisten Gründer:innen kommen irgendwann an den Punkt, an dem Sie erkennen, dass sie nicht alles alleine machen können. Früher oder später musst du als Gründer*in lernen Aufgaben abzugeben um dich auf deine wichtigsten To Do‘s konzentrieren zu können.

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Jeder Mensch hat seine Kompetenzen, aber kein Mensch kann alles. In diesem Blogpost gebe ich dir einige Methoden an die Hand, die dir helfen können Aufgaben effizienter und erfolgreicher zu delegieren.

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• Verabschiede dich in einigen Punkten von deinem Ego.

Es kann ziemlich schwierig sein sich von dem Gedanken zu verabschieden, dass niemand die Aufgaben so gut erledigen kann wie du selbst. Aber so ist es einfach nicht. Du bist Experte für bestimmte Bereiche. Andere sind Experten für andere Bereiche.

Du denkst, es kostet dich zu viel Zeit Aufgaben abzugeben, zu erklären, zu kontrollieren? Du machst es dann oft lieber selbst, weil es schneller geht und du es besser kannst? Denk nochmal drüber nach. Stell dir die Frage, was es dich auf Dauer kostet, wenn du alles selbst machst und nicht delegierst. Richtig, viel mehr Stress, keine oder wenig Pausen, keine oder wenig Zeit für Freunde und Familie.

Wenn du dich auf das Wesentliche, auf die wirklich, wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren willst, musst du loslassen, vertrauen können.

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• Erstelle ein persönliches Profil zu deinen Stärken/Schwächen

Was kannst du besonders gut? Wo liegen deine Kernkompetenzen? Was machst du gar nicht gerne? Jeder Mansch erledigt Aufgaben, die ihm Spaß machen besonders motiviert und effizient. Warum also nicht Aufgaben, die dir keinen Spaß machen, die nicht deine Stärke sind an andere abgeben, die eine Leidenschaft für genau diese Aufgabe haben? Notiere nicht nur die Stärken und Schwächen in Bezug auf deine Expertise, sondern auch in Bezug auf Charaktereigenschaften. Denkst du viel über Dinge nach? Vielleicht manchmal zu viel? Kannst du dich gut fokussieren? Bist du empathisch? Wenn du in einem Team arbeitest, könnt ihr die jeweiligen Schwächen und Stärken im Team richtig nutzen um aneinander zu wachsen?

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• Erstelle Aufgabenprofilen im Team

Wenn ihr ein Team von mehreren Gründer:innen seid, kann es sinnvoll sein von Anfang an ein Aufgabenprofil zu erstellen. Mit einem Coaching könnt ihr herausarbeiten, ob die Aufgabenverteilung richtig ist, wie zufrieden die einzelnen Gründer:innen/ Mitarbeiter:innen sind und ob ggf. Änderungen notwendig sind um Konflikte zu vermeiden. Nach der Erstellung und Klärung eines solchen Aufgabenprofilbilds lassen sich die zu delegierenden Aufgaben deutlich einfacher herausfiltern. Wo können Aufgaben gestrichen/ verändert werden? Wo werden vielleicht sogar Aufgaben doppelt bearbeitet? Welche To Do‘s sollten im Team oder mit Externen anders verteilt werden?

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• Priorisiere deine Aufgaben gezielt

Welche Aufgaben sind für dein Unternehmen am Wichtigsten? Was sind super dringende Aufgaben? Welche To Do’s sind deine Zeitfresser und kannst du diese ggf. abgeben? Schaffe dir Zeit für die wirklich, wirklich wichtigen Aufgaben, und gib unwichtigere, wenn möglich, ab. Erledigst du eine Aufgabe, weil sie dir super viel Spaß macht oder weil nur du sie ausführen kannst? Überlege dir bei jeder deiner Aufgaben, wer diese am effizientesten, schnellsten und besten lösen kann. Für die Priorisierung kannst du verschiedene Projektmanagement-Tools nutzen. Zum Beispiel die ABC Methode, das Alpenmodell oder die Getting Things Done Methode.

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• Kommunikationsmethoden/ Prozesse festlegen

Führe von Anfang ein eine gute Feedback- und Meetingkultur ein. Spreche offen mit deinen Mitarbeiter:innen und Mitgründer:innen. Frag Sie regelmäßig, wie es ihm/ihr geht, welche Aufgaben ihn/sie beschäftigen, bei welchen Aufgaben er/sie Hilfe braucht. Hat er/sie genügend Zeit zur Verfügung um die Aufgaben gut erledigen zu können?

Lege für dich oder im Team bevorzugte Kommunikationsmethoden fest. Das können zum Beispiel feste Meeting- oder Erreichbarkeitszeiten zu bestimmten Themen sein. Manchmal kann es hilfreich sein, wenn man konzentriert Punkte abarbeiten kann und zu festen Zeiten gegenseitige Updates gibt bzw. offene Fragen klärt. Hier könnte zum Beispiel die Pomodoro- oder die 52/17 Methode helfen.

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• Verantwortung abgeben

Manchmal ist es gar nicht so leicht im eigenen Unternehmen Verantwortung abzugeben. Gewöhne dich daran, dass andere Menschen andere Erfahrungen mitbringen und andere Lösungsansätze entwickeln. Nur, weil eine Aufgabe anders bearbeitet wird, als du es machen würdest, ist das nicht schlechter. Nutze die Expertise von anderen um selbst davon zu lernen und lerne Verantwortung abzugeben. Entwickle dein eigenes Verhältnis zwischen Vertrauen und Kontrolle und damit deinen eigenen Führungsstil und agiere immer auf eine wertschätzende Art und Weise mit deinem Gegenüber. Wie du nach ein gutes Verhältnis zwischen Vertrauen und Kontrolle beim Delegieren aufbaust, zeigt dir Bernd Geropp in seinem 5 Stufenmodell.